С 1 января 2026 года компании, использующие электронный документооборот с контрагентами, не смогут больше применять привычные электронные формы — товарную накладную (ТОРГ-12) и акт выполненных работ или услуг. Вместо них станет обязательным электронный универсальный передаточный документ (УПД) версии 5.03, который объединяет функции отгрузки, акта и счета-фактуры.

Что происходит? Краткая история изменений

До 2026 года в электронном документообороте использовались три отдельных формата:

• Счет-фактура — для НДС
• ТОРГ-12 (товарная накладная) — подтверждение отгрузки товара
• Акт — подтверждение выполнения работ или услуг

Проблема: если вы продали товар и выполнили услугу, нужно было отправить три документа. Это неудобно, медленно и создает риск ошибок.

Решение: УПД (универсальный передаточный документ) 5.03 объединяет все три в один. Версия 5.03 — это обновленная версия, которая:

• Содержит все реквизиты счета-фактуры
• Содержит все реквизиты накладной
• Может использоваться как акт
• Содержит данные о маркировке товаров
• Совместима со всеми операторами ЭДО

Какие документы отменяются?

Отменяются электронные формы:
❌ ТОРГ-12 (товарная накладная) в электронном виде
❌ Акт выполненных работ и услуг в электронном виде
❌ Старые версии УПД (до 5.03)

Остаются в силе:
✅ Бумажные накладные (ТОРГ-12)
✅ Бумажные акты
✅ Счета-фактуры на бумаге (если вы не обменивались электронно)

Важно: если вы не используете электронный документооборот с операторами ЭДО, изменения вас не коснутся. Но если обмениваетесь электронными документами — нужно переходить.

Почему это происходит?

ФНС преследует несколько целей:

1. Унификация — упростить налоговый контроль, когда все документы в едином формате
2. Цифровизация — сделать обмен документами между компаниями и госорганами полностью электронным
3. Борьба с схемами — УПД 5.03 содержит больше информации о маркировке и трассировке товаров, что помогает ловить недобросовестных участников рынка
4. Скорость — один документ вместо трех = быстрее и проще

Кто обязан переходить на УПД 5.03?

Обязаны переходить:
✅ Компании и ИП, обменивающиеся электронными документами через операторов ЭДО
✅ Компании, которые были с 1 октября 2025 на УПД 2.0
✅ Участники маркетплейсов, использующие электронный документооборот

Не обязаны:
❌ Компании, работающие только с бумажными документами
❌ ИП с упрощенной системой (если не обменивались электронно)
❌ Микропредприятия без электронного документооборота

Переходный период: можно ли смешивать старые и новые форматы?

До 1 января 2026: Вы можете использовать как старые форматы (ТОРГ-12, акты), так и новый УПД 5.03. Параллельное использование разрешено.

После 1 января 2026: Для электронного документооборота только УПД 5.03. Старые форматы не будут приняты налоговой.

Рекомендация: Не откладывайте переход. Начните отправлять УПД 5.03 в декабре 2025, чтобы к 1 января всё работало как надо.

Переход на УПД 5.03 — это не паника и не конец света. Это логичное развитие электронного документооборота в России. Один документ вместо трех — удобнее, быстрее, безопаснее.

Главное правило: начните подготовку прямо сейчас, не ждите 31 декабря 2025. Проверьте оператора ЭДО, обновите 1С, протестируйте на небольшом объеме документов. К 1 января 2026 года у вас будет всё готово, и переход пройдет гладко.